SEPA, hoe werkt het?

Hieronder volgt een technische en praktische uitleg zoals er in Coach en door de banken met de SEPA opdrachten wordt omgegaan.

De SEPA opdracht is de vervanging van de oude Clieop03 incasso opdracht.
Een incasso SEPA opdracht is een zogenaamd PAIN bestand in XML formaat.
Al deze termen worden door elkaar gebruikt, maar komen op hetzelfde neer.

In Coach wordt er 1 incassobestand (opdracht) gemaakt.
Uitzondering hierop is als er meer dan 3000 posten zijn. In dat geval splitst Coach het automatisch op in 2 incassobestanden.

Zodra er op de SEPA knop wordt geklikt wordt er een SEPA incassobestand van gemaakt die naar de bank kan worden opgestuurd.

Incassobestand/opdracht
In een incassobestand zitten vervolgens 1, 2 of 3 kleinere incassobatches die pas bij het inlezen van de bank worden gesplitst.
Deze batches zijn als volgt ingedeeld:

  • FRST (FiRST of eerste opdracht): alle klanten waar een eerste keer via SEPA wordt geïncasseerd worden in 1 batch gezet met als uitvoerdatum: vandaag + 6 werkdagen.
  • RCUR (ReCURrent of vervolg opdracht): alle klanten waarvan al een eerste (gelukte) SEPA incasso opdracht is geweest worden in 1 batch gezet met als uitvoerdatum: vandaag + 3 werkdagen.
  • RCUR (wat we in Coach een FRST-RCUR noemen of de rest post van de 1e incasso): als een klant meerdere posten heeft en 1 daarvan zit in de FRST, dan worden de overige posten in een speciale RCUR opdracht gezet met als uitvoerdatum:vandaag + 8 werkdagen, zodat deze vervolg opdracht wordt uitgevoerd ná de FRST i.p.v. er voor (als deze op de standaard 3 werkdagen zou staan).
Feestdagen
Let op dat bij het optellen van de werkdagen géén rekening wordt gehouden met eventuele feestdagen. Op zich geen probleem omdat de banken de FRST en RCUR opdrachten automatisch doorschuiven naar de eerstvolgende werkdag.
De FRST-RCUR wordt echter niet altijd door de banken vooruit geschoven omdat deze vaak ver genoeg in de toekomst ligt waardoor de FRST en FRST-RCUR uiteindelijk op dezelfde dag kunnen komen te liggen. Schuif in dat geval handmatig in Coach de uitvoerdatum van de FRST-RCUR op.
Deze uitzondering komt alleen voor indien er meer dan 1 feestdag achter elkaar is (met eventueel weekend er tussen).

Storno’s
Nadat de incasso bij de bank is ingelezen kunnen er posten worden gestorneerd.

Het is zeer belangrijk dat u storno’s in Coach op de juiste manier verwerkt.
M.a.w. als er een incasso stornering plaats vindt moet deze ook via de Coach incasso module worden gestorneerd.
Ook al heeft de klant inmiddels à contact via de receptie betaald, dan nog moet het bedrag in Coach (via incasso) worden gestorneerd en vervolgens via contact worden betaald.
Doet u dit niet dan zal de interne boekhouding van eerste (FRST) en vervolg (RCUR) incasso’s niet meer kloppen en zullen incasso’s daarna verkeerd bij de bank worden aangeboden.

R-messages
Storno’s bevatten zogenaamde R-messages.

Termen en afkortingen Uitleg/omschrijving (D = incasso uitvoerDatum)
Refund (terugboeking debiteur) Verzoek van de debiteur om het geïncasseerde bedrag terug te boeken (zonder opgaaf van reden), tot acht weken na debetboekdatum.
Revocation (annulering) Verzoek van de incassant of de credit bank om de geagendeerde incasso-opdrachten te annuleren vóór verevening, tot D-5 of D-2
Return (terugboeking) – Weigering van de incasso-opdracht door de debetbank ná verevening, tot maximaal D+5 werkdagen

– Weigering van de eurobetaling door de credit bank na verevening.

Reject (afkeuring) Weigering van de EI / EB -opdracht door creditbank, CSM of debetbank, vóór verevening, tot D
Refusal (herroeping/weigering) Verzoek van de debiteur om de EI-opdracht te weigeren, vóór verevening, tot D (debetbank vertaalt de Refusal in een Reject, tot D)
Request for cancellation (Verzoek tot annulering) Verzoek van de incassant of de credit bank om incasso-opdrachten die reeds verzonden zijn naar de CSM (maar vóór verevening), te annuleren, tussen D-5/D-2 en D Valt niet onder het Rulebook (bilaterale afspraak tussen Creditbank en CSM)
Reversal (herstelboeking) Verzoek van de incassant of de credit bank om uitgevoerde incasso-opdrachten te herstellen (creditering voor de debiteur, debitering voor de incassant), ná verevening tot D+2 werkdagen
Refund of an unauthorised transaction

(Melding Onterechte Incasso)

Verzoek van de debiteur om het geïncasseerde bedrag terug te boeken ná het verstrijken van de terugboekingstermijn, tot dertien maanden na debet boekdatum; uitsluitend indien de debiteur geen (geldige) machtiging heeft verstrekt
Recall Het verzoek terugboeking aan de creditor door de debtor bij een Eurobetaling. Indien dit positief wordt beantwoord dan zal er een return worden teruggestuurd vanuit de creditor naar debtor.

 

Verschil tussen Clieop03 en SEPA storno’s.
Bij Clieop03 vond bij een stornering nooit eerst een betaling plaats. Het geld werd gewoonweg niet geïnd en alleen als een klant het niet eens was met een (gelukte) incasso vond er eerst een betaling plaats en daarna een stornering en terugstorting.
Bij SEPA wordt (in veel gevallen, niet altijd) eerst het bedrag afgeboekt van de rekening van een klant en daarna direct gestorneerd (als er een probleem is) en weer bijgeboekt op de rekening van de klant. Dat kan verwarrend voor een klant zijn, zeker omdat hij deze actie niet zelf heeft geïnitieerd, maar de bank dat automatisch heeft gedaan.