Veel gestelde vragen

Prijzen aanpassen van Kassa artikelen

Het aanpassen van prijzen voor Kassa artikelen kunt u doen via Financieel – Onderhoud – Artikel. Artikelen zijn standaard gegroepeerd op Artikelsoort. Klik op het + teken van de desbetreffende artikelsoort om de kassa artikelen te kunnen bekijken. Dubbelklik op een artikel of selecteer het artikel en klik op openen om deze …

BTW verhoging 1-1-2019

Met ingang van 1 januari 2019 wordt het laag BTW tarief van 6% verhoogd naar 9%. Hiervoor zal u in Coach de nodige aanpassingen/werkzaamheden moeten uitvoeren zodat het nieuwe BTW tarief wordt toegepast. Moment van instellen Let er op dat als de tarieven worden aangepast op  1 januari 2019, de …

Exporteren klantgegevens

Door middel van het volgende stappenplan wordt uitgelegd hoe u de gegevens van 1 enkele klant kan exporteren naar verschillende formaten. Ga naar Overzichten > Algemeen > Klant. Indien u de NAW gegevens van een klant wilt exporteren volg dan de volgende stappen. Selecteer de map Klanten. Filter het overzicht door …

Klant verwijderen of anoniem maken

Door middel van de volgende stappen kan een klant verwijderd worden uit Coach of anoniem worden gemaakt. Klant uitschrijven. Voordat klantgegevens verwijderd kunnen worden dient deze eerst uitgeschreven te worden. Ga hiervoor naar de Administratie en zoek de desbetreffende klant op. Nadat de klant is gevonden kan deze door middel van …

Klanten verwijderen of anoniem maken

Door middel van het volgende stappenplan kunnen klanten worden verwijderd uit Coach of anoniem worden gemaakt. In dit voorbeeld doen we dit voor klanten die langer dan 1 jaar geen abonnement meer hebben gehad. Bepalen om welke klanten het gaat. Deze klanten kunnen we opvragen via Overzichten > Algemeen > …

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geld in de gehele EU. Aangezien u dagelijks te maken heeft met de verwerking van persoonsgegevens in Coach is deze nieuwe wetgeving ook voor u van toepassing. Alles over deze nieuwe …

eGym koppeling

De eGym koppeling zorgt ervoor dat klant informatie wordt toegevoegd aan eGym of bijgewerkt indien deze al bestaat op basis van het email adres. Overzicht verwerkte klanten: Dit overzicht toont de klanten zoals ze zijn verwerkt in eGym en eventuele fouten waardoor de desbetreffende klanten niet konden worden verwerkt. Vanuit …

Sneller resultaten uit de overzichten

Wist u dat u ingestelde filters in de overzichten ook kunt bewaren zodat deze niet elke keer opnieuw hoeven te worden ingesteld ? Hierdoor kunt u het resultaat van veel gebruikte overzichten met 1 druk op de knop weer tot uw beschikking hebben. Als voorbeeld maken we een filter van alle actieve leden met een email adres …

Wijziging telefonische bereikbaarheid

Het 0900 nummer van Coach is vanaf heden niet meer bereikbaar. Alle vragen en storingen kunnen via het telefoonnummer 0412-644441 worden gemeld. Voor vragen kunt u ook een mail sturen naar coachvragen@xploration.nl.

Cadeaubonnen in Coach kassa gebruiken

De beste manier om de boekhouding in te richten m.b.t. cadeaubonnen is als volgt : Verkoop : ga naar Menu Financieel – Onderhoud – Grootboek : maak een apart grootboeknummer ‘verkoop cadeaubon’ aan, analoog aan de andere verkoop grootboeknummers in de 8000 serie Menu Financieel – Onderhoud – Artikel : …

Tarieven aanpassen

Er komen regelmatig vragen binnen omtrent het wijzigen van de tarieven van abonnementen. Hieronder volgt een beschrijving voor het aanpassen van de prijzen. Prijswijzigingen instellen. Prijswijzigingen van abonnementen stel je in per activiteit in Onderhoud->Activiteit-Activiteit. Zie afbeelding. Belangrijk bij het aanpassen van prijzen van de abonnementen is het vinkje vaste …

Algemene informatie over de nieuwe Europese incasso; de SEPA en IBAN

Per 1 februari 2014 moeten alle deelnemende landen over zijn op SEPA. Dit betekent dat lokale betaalproducten niet meer gebruikt mogen worden zoals de Nederlandse Incasso; de Clieop03. Wat betekent dat voor uw centrum ? alle rekeningnummers moeten worden overgezet naar een IBAN nummer. de incassoopdracht clieop03 moet worden vervangen …

Balans saldo stand per 31 december

Om de stand van zaken per 31-12 te kunnen zien van de balans voer hiervoor de volgende commando’s uit: –      Ga naar menu Financieel – Rapportage – Balans –      Vul bovenaan bij de van datum ‘1-1-2000’ in en klik op de knop <vernieuw> –      Klik bij de kolomtitel [jaar] op …

Boekhouding in Coach

Coach heeft een dubbel gelaagd boekhoudsysteem en bestaat uit : de financiële laag; een internationale officiële boekhoudlaag. Coach; de klantenadministratie. Dit heeft als voordeel dat ook al zou de klantenadministratie een foute financiële boeking aan de boekhoudlaag proberen aan te bieden, deze de boeking niet zou accepteren, omdat de financiële …

Coach laatste versie / update instructies

Er komen regelmatig updates uit voor Coach om nieuwe functionaliteit toe te voegen en eventuele fouten te corrigeren. Deze updates worden aangekondigd via nieuwsbrief en startpagina. Om te controleren welk versienummer u heeft zie de 4-cijfer code linksonder in de taakbalk van Coach. Voor installatie-instructies om Coach te updaten, stuur …

E-mail instelling in Coach

Technische instellingen email Voer de volgende commando’s uit voor het instellen van de email : Start het programma Coach op met gebruiker administrator ga naar menu Bedrijf-Beveiliging-gebruiker dubbelklik op de gebruiker die de e-mails gaat versturen Kies in het volgend menu het tablad E-mail Vul in het veld Naam  je …

Hoe blokkeer ik een klant?

Coach kent 2 soorten blokkades. Klantblokkade: De klant inclusief alle abonnementen worden geblokkeerd. Dat houdt in dat als de klant zich probeert te registreren er een melding komt dat de klant zich moet melden. Om een klant blokkade uit te voeren klik op de blokkade knop boven in het administratie …

Hoe maak ik een debiteuren overzicht met de openstaande posten?

Voor een debiteuren overzicht voer de volgende commando’s uit: Ga naar menu Overzicht – Klant; map klant financieel. Maak de volgende instellingen : Klik op de veldkiezer  en vink het veld ‘betaalmiddel activiteit’ aan. Klik op de filterknop bij de kolom [debet] en kies ‘aangepast…’ Het volgende scherm wordt getoond en …

Hoe maak ik een filter om alleen een bepaald deel van de klanten te zien?

Filteren Filteren betekent dat slechts een deel van de informatie zal worden getoond. Rechts in elke kolom titel staat een knopje met een pijltje omlaag; de filterknop   (zie schema rechtsboven). Als de gewenste kolom niet op het scherm staat klik dan op de veldkiezer  en vink de gewenste velden aan. Klik …

Hoe maak ik een handmatige export t.b.v. ClubSuccess?

Om gegevens in Clubsuccess te kunnen importeren zijn er 3 exports nodig vanuit Coach (minimaal versie 3000). klanten (leden) abonnementen registraties (bezoeken) Voer hiervoor de volgende commando’s uit: ga naar menu Overzicht – Algemeen – Klant 1) Export Klanten (leden) klik op de map [klanten] (zie schema K1) maak een …

Hoe maak ik een selectie overzicht van een bepaalde groep klanten?

Selecties van klanten kunnen worden gemaakt per map of over meerdere mappen gezamenlijk.   Voor dit onderdeel is het belangrijk om te weten hoe een filter wordt gemaakt. Zie hiervoor het onderdeel Hoe maak ik een filter…   Selectie-balk Zodra er een filter op een van de mappen is gezet …

Hoe maak ik een telling? (bv tellen aantal leden)

In deze help staat beschreven hoe op een eenvoudige manier tellingen kunnen worden gemaakt. Tellingen oftewel groeperingen kunnen worden uitgevoerd op alle gegevens aanwezig in de overzichten. Voor een telling (groepering) moeten een aantal stappen worden uitgevoerd. In dit voorbeeld worden het aantal actieve leden geteld. Ga eerst naar menu …

Hoe maak ik een top 10 van leden met het meeste aantal bezoeken?

Ga hiervoor naar menu Overzicht – Algemeen – Klant klik op de map [Registraties…] A) vul bovenin de gewenste periode in en klik op <vernieuw> B) groepeer op de [klantcode] (sleep de kolomtitel [klantcode] naar boven in de blauwe balk) C) klik met de rechtermuisknop op een willekeurige klantcode en …

Hoe markeer ik klanten die naar een incasso bureau zijn gegaan?

Er zijn meerdere methoden om klanten te markeren die uit handen zijn gegeven aan een incasso bureau. Het is mogelijk om een klant detail aan te maken, een aparte notitie of een aparte activiteit. Hieronder staat beschreven wat de meest gebruikte methode is. Deze methode komt er op neer dat …

Koppeling BodySupport

Om een koppeling met Coach en BodySupport tot stand te brengen moet u minimaal met Coach versie 2600 werken (zie de 4 cijfers linksonder in de statusbalk van Coach). Als u deze versie heeft zorg er dan voor dat de gebruiker in Coach (in de administratie) voldoende rechten heeft. Stel …

Kortingsknop op de kassa aanmaken

Met de volgende commando’s kunnen er kortingsknoppen worden gemaakt op de kassa. De korting die wordt gegeven moet worden gesplitst in korting per btw groep (indien van toepassing). In onderstaande instructies wordt beschreven hoe een kortingsknop kan worden gemaakt voor producten met hoog BTW. ga naar menu Financieel – Onderhoud …

Lessen in de Attender kunnen niet worden toegevoegd.

Probleem : in menu Onderhoud – registratie – Attender; tabblad [lessen] is de knop <opslaan> niet klikbaar als er lessen zijn toegevoegd. Oorzaak : er zijn lessen die elkaar qua dag/tijd overlappen, dat is niet toegestaan.

Omzet kassa per artikel

Maak een overzicht ‘artikelomzet per artikel’ als volgt: ga naar menu financieel – rapportage – kassabonnen sleep [bonnr]  terug in de titelbalk sleep [artikel] naar de blauwe balk erboven Er staat nu een overzicht van verkopen per artikel. Bovenin hoeft alleen nog maar de periode te worden ingesteld. Filter eventueel …

onTrack Mobiel/online inschrijven

Online inschrijfformulier Het online inschrijven kan worden gebruikt door Coach gebruikers via een webbrowser (computer of tablet). Binnen een centrum kan een gebruiker dan bijv. naar http://(lokaal-ip-adres-server)/cix/coach gaan waar moeten worden ingelogd op dezelfde manier als in Coach. Let op dat de Coach gebruiker minimaal rechten moet hebben op: Klanten > …

Opsturen backup naar Coach

Hieronder volgen de instructies voor het opsturen van een Coach backup : Indien er een netwerk wordt gebruikt (meerdere computers waarop Coach draait) voer dan onderstaande instructies op de server (de hoofdcomputer) uit. Zo niet, voer ze dan uit op de computer waarop Coach draait. Ga op internet naar www.wetransfer.com …

SEPA, hoe werkt het?

Hieronder volgt een technische en praktische uitleg zoals er in Coach en door de banken met de SEPA opdrachten wordt omgegaan. De SEPA opdracht is de vervanging van de oude Clieop03 incasso opdracht. Een incasso SEPA opdracht is een zogenaamd PAIN bestand in XML formaat. Al deze termen worden door …

Twee lijsten in Coach samenvoegen in Excel

De volgende instructies leggen uit hoe je 2 lijsten uit Coach in Excel aan elkaar kan knopen tot 1 lijst. Dat is bijvoorbeeld handig als je abonnementen met naw gegevens wil combineren. In onderstaand voorbeeld worden er 2 exports gemaakt naar Excel. Export 1 : klant gegevens. Export 2 : …

Uitschrijven klant (lukt niet)

Nieuwe klanten die in Coach worden ingevoerd, krijgen automatisch de status van ingeschreven klant. Op het moment dat een klant niet meer interessant is voor het bedrijf, kan deze worden uitgeschreven en krijgt de klant een uitschrijfdatum met een uitschrijfreden. Vanaf het moment dat een klant is uitgeschreven kan deze …