Boekhouding in Coach

Coach heeft een dubbel gelaagd boekhoudsysteem en bestaat uit :

  • de financiële laag; een internationale officiële boekhoudlaag.
  • Coach; de klantenadministratie.

Dit heeft als voordeel dat ook al zou de klantenadministratie een foute financiële boeking aan de boekhoudlaag proberen aan te bieden, deze de boeking niet zou accepteren, omdat de financiële laag dan in onbalans zou geraken.

De financiële laag draait transparant onder Coach.

Alle boekhoudtechnische zaken die in Coach worden ingebracht, worden op de achtergrond, transparant en automatisch naar de financiële laag doorgesluisd.

Dat heeft als voordeel dat de boekhouding op 2 niveau’s kan worden gebruikt :

  • als eindgebruiker; u maakt bij menu financieel alleen gebruik van de incasso en de rapportages
  • als specialist/accountant; u kunt de boekhouding helemaal naar smaak in (laten) richten en mutaties aanbrengen (op journaalpost niveau).

Coach wordt met een standaard boekhoudschema aangeleverd.

Dit schema kunt u direct in gebruik nemen of aanpassen/uitbreiden indien gewenst in menu Financieel – Onderhoud – Grootboekrekening.

Voer aanpassingen bij voorkeur uit in overleg met uw accountant, zodat de Coach boekhouding zo veel mogelijk aansluit bij de overige boekhouding.

Belangrijke begrippen

  • Omzet

Omzet in Coach vindt plaats op het moment van verkoop van artikelen en/of activiteiten. De betaling kan al hebben plaatsgevonden (via krediet) of zal nog plaats moeten gaan vinden.

Voor activiteiten geldt dat omzet wordt gemaakt als de factuur wordt aangemaakt. M.a.w. als er een abonnement aan een klant wordt toegekend. Dat kan handmatig, maar ook automatisch doordat de Nachtwacht een abonnement automatisch verlengt voor de volgende termijn.

De omzet is voornamelijk bedoeld voor de omzetbelastingen en opgaaf van omzet.

  • Geldstroom

Geldstroom is een overzicht van de verschillende betaal-wijzen waarop een activiteit, artikel, borg of krediet betaald is geweest. Deze artikelen/activiteiten kunnen in een andere periode zijn besteld.

De geldstroom dient dan ook voornamelijk als een kascontrole; is op het einde van de dag de inhoud van de kassa-lade ook datgene wat het volgens Coach zou moeten zijn. Met behulp van de kasafslag kan snel een controle worden uitgevoerd.

Rapportages

Er zijn 3 belangrijke rapportages in Coach m.b.t. de boekhouding :

  • dag-rapportage : menu Financieel – Rapportage – Geldstroom; knop <kasafslag> (of gebruik de knop <afslag> in de kassa). De kasafslag is alleen bedoeld om (per dag) de kasinhoud te controleren; klopt de inhoud van de kassa-lade met wat Coach aangeeft dat het zou moeten zijn.
  • maand-rapportage : menu Financieel – Rapportage – Omzet. Dit overzicht is nodig om de maandelijkse omzetbelasting in te vullen.
  • jaar-rapportage : menu Financieel – Grootboek – Totalen. Dit totaaloverzicht bevat alle (verkoop) informatie die een accountant nodig heeft om een complete balans voor het centrum te maken.

Grootboeken

Grootboeken worden ingedeeld in een aantal rekeningtypes.

Rekeningtype Omschrijving
Bezit Ontvangen bedragen via verschillende betaalwijzen.

Debiteuren (1300); een totaalpost van alle debiteuren (praktisch gezien een verzamelpost van alle openstaande activiteitbedragen van alle klanten die nog moeten betalen)

Kassa’s (1400); een tussenrekening gebruikt voor de kassa’s

Schulden Schulden naar de klant toe, zoals

– borg (900)

– vooruitontvangen bedragen (1920); kredieten

– af te dragen belastingen (2500 e.v.)

Opbrengst De opbrengst (omzet) van de activiteiten en de horeca/shop

Kortingen gegeven op de activiteiten zijn negatieve omzetten.

Kosten Afrondingsverschillen (9900)

 

Hieronder staat een voorbeeld met omschrijvingen van de grootboeken zoals op dit moment gebruikt in Coach.

Niet alle grootboeken zijn nu in gebruik en het kan natuurlijk ook zo zijn dat er extra grootboeken door de gebruikers zijn aangemaakt.

IN Het Systeem UIT Het Systeem
betaalwijzen (bezit) vooruit ontvangen bedragen (schulden)
debiteuren (bezit) verkoop (opbrengst)
verkoop korting (opbrengst) btw (schulden)
Kassas (bezit) borg (schulden)

Wat IN het systeem komt wordt als een positief bedrag in de totalen weergegeven.

Wat UIT het systeem gaat wordt als een negatief bedrag in de totalen weergegeven.

Daarom wordt de omzet als een negatief bedrag getoond, wat in eerste instantie raar kan overkomen, maar het is puur een boekhoudkundige ‘truc’ om de totalen in balans te kunnen brengen zodat het totaal op € 0 uit komt.

M.a.w. het totaal van wat er IN en UIT het systeem gaat komt altijd op € 0.= uit.

Groep Grootboeknr’s Omschrijving
Betaalwijzen 1000 contant

1100 incasso

1110 pin

1120 chipknip

1130 factuur

1140 acceptgiro

1200 bank

etc.

Ontvangen bedragen van Activiteiten, Kassa en borg; gesplitst naar betaalwijze.
Debiteuren 1300 Totaal bedrag van de openstaande posten van de debiteuren.

M.a.w. de openstaande activiteitposten.

NIET de openstaande borg en barsaldo’s.

Kassas 1400

1401

etc.

De kassa rekening is een tussenrekening voor verkochte artikelen van die kassa.

Aan het einde v/d dag als alles betaald is moet deze tussenrekening dus weer op € 0.= uitkomen.

Vooruit ontvangen bedragen

(kredieten)

1920 Het totaal van de kredieten (barsaldo’s; zowel positief als negatief).
M.a.w. bedragen gestort op het krediet en

bedragen betaald via krediet.

BTW 1500 nul BTW

1501 laag BTW

1502 hoog BTW

etc.

Totaal van te betalen/vorderen BTW bedragen.
Verkoop 8000xxx
83xx
Verkoop opbrengst (omzet) van activiteiten en artikelen.
Verkoop korting 9810xxx

93xx

Gegeven korting wordt apart geboekt en moet dus van de omzet worden afgeboekt !!  De verkoopkortingen voor de artikelen zijn op dit moment nog niet actief.
Borg 900 Totaal van gestorte en opgenomen borg.

De nog te ontvangen borg wordt niet in de totalen vermeld !

Afrondingsverschillen 9900 Afrondingsverschillen om de totalen in balans te houden.

 

Financiële handelingen

Er zijn in Coach 3 soorten financiële handelingen

  • activiteit
  • borg
  • kassa

Van elke van deze handelingen wordt hieronder de relatie met de boekhoudlaag (menu Financieel – Grootboek – Totalen) aangegeven en waar verder in Coach de benodigde informatie kan worden gevonden.

Activiteit

Een klant neemt een abonnement X van € 50.= (met 6% BTW)
(of er wordt een abonnement handmatig verlengd of de Nachtwacht verlengt automatisch een abonnement)

Totalen :

  • € 50 geboekt op GB 1300 : debiteuren (bezit)
  • € 47,17 (€ 50 excl. BTW) afgeboekt van GB 8000001; verkoop abonnement X  (opbrengst)
  • € 2,83 (6% BTW van € 50) afgeboekt van GB 2510 : Laag BTW (schulden)
  • (indien er een korting op klantniveau is wordt er op GB 9810001 : verkoop korting abonnement X € 4,72 geboekt)

Overige :

  • menu Overzicht – Klant; map Financieel ==> geeft een overzicht van alle openstaande bedragen van (o.a.) de activiteiten
  • menu Financieel – Rapportage – Openstaande posten ==> geeft een totaaloverzicht van alle openstaande bedragen van de activiteiten; gesplitst in wel en niet gefactureerd.

Een klant betaalt een abonnement van € 50.= à contant

Totalen :

  • € 50 geboekt op GB 1000 : contant (bezit)
  • € 50 afgeboekt van GB 1300 debiteuren (bezit)

Overige :

  • menu Overzicht – Klant; map betalingshistorie ==> overzicht van gedane klant betalingen
  • menu Financieel – Rapportage – Geldstroom

 

Borg

Klant krijgt borg schuld van € 20

Totalen :

  • komt niet bij de totalen te staan

Overige :

  • menu Overzicht – Klant; map Financieel ==> overzicht van openstaande borg bedragen

Klant betaalt borg à contant

Totalen

  • € 20 afgeboekt van GB 900 : Borg (schulden)
  • € 20 geboekt op GB 1000 : Contant (bezit)

Overige :

  • menu Overzicht – Klant; map Financieel ==> overzicht van borg saldo’s
  • menu Overzicht – Klant; map Betalingshistorie ==> overzicht van gedane klant betalingen
  • menu Financieel – Rapportage – Geldstroom

Kassa

Er wordt een cola van € 2 besteld en contant afgerekend via de kassa

Totalen

  • € 2 geboekt op GB 1000 : contant (bezit)
  • € 1,89 afgeboekt van GB 8300 : verkoop Frisdrank (opbrengst)
  • € 0,11 afgeboekt van GB 2510 : laag btw (schulden)

Overige

  • menu Financieel – Rapportage – Kassabonnen
  • menu Financieel – Rapportage – Geldstroom

 

Er wordt door de klant € 3 besteld via zijn krediet (barsaldo)

(dat kan dus zowel van een positief als negatief barsaldo dus)

Totalen

  • € 3 geboekt op GB 1920 : vooruitontvangen bedragen (schulden)
  • € 2,83 afgeboekt van GB 8300 : verkoop Frisdrank (opbrengst)
  • € 0,17 afgeboekt van GB 2510 : laag btw (schulden)

Overige

  • menu Overzicht – Klant; map Betalingshistorie
  • menu Financieel – Rapportage – Kassabonnen
  • menu Financieel – Rapportage – Geldstroom

Klant stort € 25 krediet à contant

Totalen

  • € 25 geboekt op GB 1000 : contant (bezit)
  • € 25 afgeboekt op GB 1920 : vooruitontvangen bedragen (schulden)

Overige

  • menu Overzicht Klant; map Betalingshistorie